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Création d’une ASBL


Si vous comptez donner une base légale solide à votre compagnie, le choix de l’ASBL est sans doute le plus pertinent. Mais comment la mettre sur pied? Quelle est la procédure? Qu’est-ce que cela implique au quotidien?… Cette fiche vous donne les éclairages nécessaires pour y voir plus clair.


Définitions et avantages

Avant toute chose, un petit rappel de vocabulaire s’impose. Une ASBL est l’acronyme pour Association Sans But Lucratif, c’est à dire qu’il s’agit d’une personne morale (en opposition aux personnes physique, comme vous et moi) dont le but est une finalité sociale sans recherche d’enrichissement, au contraire d’une personne morale commerciale (comme une SPRL, ou une SA).

L’avantage de constituer votre compagnie en personne morale vous permet de lui donner une identité juridique officielle qui vous permettra, en son nom, d’établir des contrats et/ou émettre des déclarations de créance, mais, et même si ce n’est pas systématiquement obligatoire, c’est également plus pratique pour prétendre à des subventions ou des aides de la Fédération Wallonie Bruxelles.

Bref, même si d’autres types de personnes morales sont envisageable (comme l’association de fait),  fonder son ASBL est un excellente point de départ pour doter votre compagnie d’une base légale solide.

Dans cette fiche conseil nous partons du principe que vous allez mettre sur pied une petite asbl, soit une association qui ne dépasse pas au moins deux des trois critères suivants :

  • Moyenne annuelle du nombre de travailleurs occupés (en équivalents temps plein): 5
  • Total annuel des recettes, autres qu’exceptionnelles (hors tva): 312 500 euros
  • Total du bilan: 1 249 500 euros

 

Conseil d’administration et ONEM

La question se pose souvent de l’adéquation entre le chômage et la participation au conseil d’administration d’une ASBL. D’après le Guichet des Arts, il n’y a pas de conflit entre les deux, pour peu que certaines obligations soient respectées :

Puis-je combiner un mandat d’administrateur délégué d’une ASBL avec le maintient de mes allocations de chômage ?
Oui, une activité d’administrateur délégué d’une ASBL (de même que les activités de trésorier, de secrétaire ou de président) peut être combinée avec le maintient des allocations de chômage pour autant qu’elle soit déclarée et non-rémunérée. Par contre, le simple fait de créer une ASBL, d’en être membre ou de participer à des réunions ne doit pas être déclaré.

Comment dois-je déclarer mon activité d’administrateur délégué non-rémunéré d’une ASBL avec le maintient de mes allocations de chômage ?
L’exercice d’un mandat d’administrateur non rémunéré dans une organisation doit être déclaré via le formulaire C45BPour le cas d’une ASBL créée dans le but de développer une activité artistique, le chômeur doit en faire la déclaration au travers le formulaire C 1 artiste.

Quelles conditions doit remplir mon mandat d’administrateur délégué non-rémunéré d’une ASBL pour pouvoir maintenir mes allocations de chômage ?
Pour que le chômeur puisse continuer à bénéficier de ses allocations, il faut que l’activité d’administrateur soit de minime importance et se limite aux tâches de gestion et de développement de sa propre activité artistique ou d’une ASBL de petite taille. Si l’activité d’administrateur se révèle trop importante (ex : administrateur d’une ASBL qui gère les intérêts d’une compagnie artistique professionnelle) le chômeur risque de perdre le droit à ses allocations de chômage.

La difficulté est de garantir auprès de l’ONEM que l’activité générée par le mandat d’administrateur est de minime importance. Une astuce consiste à ne pas indiquer de rôle précis aux administrateurs (Président, Secrétaire, Trésorier) dans les statuts, ce n’est en effet pas une obligation légale, et il vous sera plus facile, en cas de contrôle, de faire entendre que votre activité d’administrateur est minime si cette dernière n’est pas précisée dans un terme qui sous-entend une activité plus conséquente, comme trésorier par exemple.

Procédure

Définir un objet social

Comme point de départ de toute ASBL, on retrouve le projet de celle-ci. En d’autres termes, le but de l’association, ou encore ce à quoi elle sert; et son objet, soit les moyens utilisés pour atteindre ce but. Ces éléments fondateurs doivent être discutés et approuvés par les membres fondateurs de l’association et devront figurer aux statuts.

Exemple : au Panach’Club, nous avons rédigé notre objet social de la manière suivante : « L’association a pour objet sur la Terre de défendre et propager l’art par la production et la diffusion de créations, ainsi que l’organisation de manifestations et d’ateliers, dans le domaine des arts et plus particulièrement du théâtre. Par ses actions, l’association contribue au développement culturel et social des individus et des collectivités. L’association peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet ainsi que prêter son concours à  toute activité similaire. »

Constituer l’assemblée Générale (AG) et désigner le conseil d’administration (CA)

Une ASBL est en fait composée de deux organes distincts : le conseil d’administration et l’assemblée générale.

L’assemblée générale (AG) est l’organe qui dirige véritablement l’asbl, c’est elle qui regroupe tous les membres de l’association – qui doivent au minimum être au nombre de trois, et qui prend les décisions relatives aux orientations de cette dernière. C’est le coeur de votre association et vous êtes d’ailleurs obligé de tenir au minimum une assemblée générale par an, ce sera pour vous l’occasion d’approuver les comptes annuels que vous devrez publier au moniteur belge.

Votre première assemblée générale, est une assemblée générale dite ‘constitutive’. Elle rassemble tous les membres fondateurs et a pour but de leur faire approuver et signer les statuts; dans la foulée, on profite de l’AG constitutive pour élire les membres du conseil d’administration ainsi que, le cas échéant, de nommer un délégué à la gestion journalière.

À l’issue de chaque assemblée générale (la constitutive, ainsi que toutes les AG suivantes – ordinaires ou extraordinaires), vous devez en rédiger le procès-verbal. L’ensemble des ces procès-verbaux constitueront le registre de votre association dont vous devez obligatoirement conserver une copie physique au siège social.

Le conseil d’administration (CA) est l’organe qui gère (administre) votre asbl au quotidien. En général, on retrouve dans le conseil d’administration un Président, un Secrétaire et un Trésorier qui sont élus pour une durée fixée par les statuts et parmi les membres de l’association. Le Trésorier est responsable de la présentation et de la tenue des comptes des l’ASBL jusqu’ils soient approuvés par l’assemblée générale, ce qui le décharge de cette responsabilité.

Vous pouvez également nommé un ou une délégué(e) à la gestion journalière. Cette personne dont l’identité doit apparaître dans les statuts pourra par exemple utiliser la carte de banque de l’association, régler des factures, prendre des décisions relatives à la gestion quotidienne, etc.

Doter la structure d’une adresse légale (Siège Social) et d’un compte bancaire.

Une ASBL est certes une personne morale, mais cela ne la dispense pas aux yeux de l’administration de l’obligation de posséder une adresse légale et un compte en banque à son nom.

L’adresse légale de votre association, ou son siège social, est le domicile de votre association. C’est là que parviendront tous les documents officiels, et c’est également là que vous devrez conservez les archives comptables et administratives. C’est également de cette adresse que découlera son rôle linguistique, ainsi que la région dont elle dépendra (Flandre, Wallonie ou Bruxelles).

Enfin, il faut également que vous ouvriez un compte bancaire au nom de l’Asbl. Cela peut se faire  auprès de la banque de votre choix, mais nous ne pouvons que vous conseiller d’opter pour un compte en ligne gratuit.

Transcrire le tout dans les Statuts de l’ASBL

Vous devez transcrire dans les statuts le nom de votre Asbl, son objet social ainsi que son siège social, mais également les règles qui définiront votre association comme le mode d’élection des administrateurs, la fréquence et la date des assemblées générales ordinaires, le mode de convocation, etc.

Un certain nombre de mentions obligatoires doivent d’ailleurs apparaître sur vos statuts :

  • Les mots ‘association sans but lucratif’ ou le sigle ‘ASBL’.
  • L’adresse (commune, code postal, rue et numéro) du siège et l’arrondissement judiciaire correspondant. Le siège d’une asbl belge doit être situé en Belgique, ce qui ne veut pas dire qu’une association ne peut pas agir à l’étranger.
  • Le nom de l’asbl. Le choix du nom est libre. Toutefois, aucune autre association ou fondation ne peut porter le même nom. Pour le vérifier, consultez la banque de données du Moniteur belge.
  • Le but de l’asbl.
  • Les nom, prénoms et adresse de chaque fondateur (personne physique) ainsi que la dénomination sociale, la forme juridique (sa, sprl, etc.), et l’adresse du siège social de chaque fondateur (personne morale).
  • Les conditions et formalités d’admission et de sortie des membres.
  • Les attributions et le mode de convocation de l’assemblée générale ainsi que la manière dont les membres et les tiers prennent connaissance de ses résolutions.
  • La manière dont l’assemblée générale est convoquée par le conseil d’administration.
  • La manière dont les membres peuvent prendre connaissance des décisions de l’assemblée générale.
  • Des règles concernant la nomination, la révocation et la fin des fonctions des administrateurs ainsi que l’étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer (en agissant seul, en commun ou en collège). Des règles concernant la durée de leur mandat sont aussi obligatoires.
  • Des dispositions concernant la possibilité pour certaines personnes de représenter l’asbl et/ou d’en assurer la gestion journalière. La manière de nommer d’éventuels commissaires.
  • Le montant maximum de la cotisation des personnes qui souhaitent rejoindre l’asbl.
  • Ce à quoi servira l’actif résultant de la liquidation de l’asbl. Celui-ci doit être affecté à une fin désintéressée.
  • La durée de vie de l’asbl lorsqu’elle n’est pas illimitée.
  • Le cas échéant, les droits et les obligations du membre adhérent.

Dans tous les cas, soyez le plus exhaustif possible, non pour faire plaisir à l’administration, mais parce que, nous l’espérons, votre ASBL est prévue pour durer et que vos statuts en établissent véritablement la définition ainsi que ses règles de conduites. Il vaut donc mieux être le plus clair possible, cela vous permettra d’éviter d’éventuels conflits par la suite pour cause d’approximation.
Exemple : téléchargez ici les statuts du Panach’club pour vous faire une idée.


La loi exige que vos statuts soient rédigés en deux exemplaires.

Déposer ces statuts auprès du moniteur belge (Parution)

Une fois que vos statuts sont rédigés, que votre conseil d’administration est nommé, que vous vous êtes choisi un objet social, un siège social et une banque, vous pouvez passer à la dernière étape : la parution au moniteur belge.

Le moniteur belge est l’organe administratif qui se charge de toutes les publications officielles en Belgique comme la proclamation des lois ou la mise en place d’une asbl. C’est véritablement l’acte de naissance de votre association.

Pour faire publier vos statuts vous devrez remplir un formulaire auprès du Tribunal de Commerce compétent et vous acquittez des frais administratifs qui jusqu’en février 2016 s’élèvent à 181,50€. Les documents que vous aurez à remettre en deux exemplaire sont le formulaire I (volet A et B), le formulaire II (volets A1°A2° et C2°) ainsi qu’une copie de vos statuts et du pv de l’assemblée générale au cours de laquelle vous avez nommé les administrateurs.

Pour une ASBL basée à Bruxelles, le greffe du Tribunal de Commerce pour les personnes morales est situé :

  • TRIBUNAL FRANCOPHONE DE COMMERCE (SERVICE DES ACTES DE  SOCIETES) :
    148, Boulevard de la 2ième Armée Britannique, B-1190 Bruxelles (voir sur Google)

(Pour les autres vous trouverez les adresses en cliquant ici)

Notez que le Greffe n’accepte pas d’argent liquide, vous devez donc effectuer un virement anticipatif et vous présenter au Greffe muni de votre preuve de paiement. Le versement est à effectuer sur le compte du Moniteur belge :

  • CODE BIC/SWIFT : PCHQBEBB
  • CODE IBAN BE48 6792 0055 0227


Depuis 2012, vous pouvez effectuer cette démarche en ligne auprès de E-Greffe, ce qui vous coutera un peu moins cher (131,16€ jusqu’en février 2016).


Félicitations !
Une fois cette démarche administrative effectuée, votre Asbl sera légalement constituée, et vous recevrez un numéro d’entreprise. Ce numéro, ainsi que l’adresse du siège social et le numéro de compte en banque de votre association constituent la carte d’identité de votre toute nouvelle ASBL, gardez-les à portée de main, vous pourriez en avoir fréquemment besoin.

Gardez pas ça pour vous !

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