Obligations légales ASBL

Les obligations de votre ASBL

Vous rêvez de connaître les obligations légales auxquelles vous serez confrontés si vous décider d’organiser votre compagnie en ASBL? Ne cherchez pas plus loin, cette fiche conseil a été rédigée pour vous!


Dans quels domaines avez vous des obligations à respecter?

Bien souvent, seules les obligations comptables sont mentionnées. Erreur! Vous avez d’autres points à garder en tête si vous ne voulez pas être soumis à une dissolution judiciaire et perdre par la même occasion tout le travail que vous aurez effectué en amont.

Vos obligations administratives

Vous devez tenir au moins une assemblée générale par an plus connue sous l’acronyme “AG”. Dans votre salon, dans un jardin, peu importe le lieu, c’est à vous de décider, tant que vous respectez l’annualité de l’assemblée générale et que vous effectuez un procès-verbal de cette dernière.

Un registre des membres doit également être conservé au siège social de votre ASBL, même si vous n’êtes que trois, ce registre doit être tenu à jour! Une obligation minime mais une obligation quand même!

Enfin, il vous faut également tenir un registre des procès-verbaux de vos organes de gestion.
Pour rappel, les deux principaux organes de gestion de votre ASBL sont le conseil d’administration (CA) et l’assemblée générale. Les procès-verbaux permettent d’avoir un suivi régulier et synthétique pour tous les membres (y compris ceux absents lors des réunions).

Dernière obligation administrative :  vous devez constituer et tenir à jour le dossier de l’asbl au greffe du Tribunal de Commerce. Par exemple, toute modification de statuts, toute démission ou élection d’un administrateur doit être publié au Moniteur belge (plus d’info sur la modification des statuts et sur les différents Tribunaux de Commerce)

Petites absl et contrat programme

Si vous obtenez un contrat programme, le décret prévoit des obligations comptables autres que vous soyez une petite asbl ou non. Vous devrez donc rendre une comptabilité en partie double respectant les entrées du PCMN (Plan Comptable Minimum Normalisé, téléchargeable sur le site de la FWB). Notre conseil : engagez un comptable! En fonction de la taille  votre comptabilité, cela vous reviendra entre 500 et 2000 euros/an. N’oubliez pas de rédiger une convention claire et exhaustive avec votre comptable.

Vos obligations comptables

Vous devez tenir une comptabilité conforme à loi, certes, mais qu’est-ce que cela signifie? En Belgique, depuis janvier 2016, les associations sont classées d’après leurs tailles : petites, grandes, très grandes. Nous allons partir du principe que vous êtes une petite association, comme l’immense majorité des autres compagnies, c’est-à-dire que vous n’atteignez aucun ou seulement un seul des plafonds suivants :

 5 travailleurs annuels en moyenne et en équivalent temps plein
250.000 euros de recettes hors TVA
1.000.000 euros pour le bilan total

En tant que petite asbl vous pouvez faire une comptabilité simplifiée de type débit/crédit. Vous n’êtes pas obligés d’établir une comptabilité double à l’instar des grandes et très grandes associations sans but lucratif.
En résumé, une comptabilité simplifiée consiste à inscrire uniquement vos entrées et vos sorties d’argent, appelées recettes et dépenses sans devoir vous référer au plan comptable minimum normalisé (PCMN). Vous devez payer un comédien? Inscrivez le montant dans la case « dépenses ». Vous avez obtenu un cachet? Direction les « recettes »!

Après avoir établi votre comptabilité, généralement sur une période de 12 mois, vous devrez faire approuver vos comptes en assemblée générale.
Finalement, vos comptes devront être publiés au greffe du Tribunal de Commerce.

La boucle est bouclée, vous êtes en ordre avec vos obligations comptables!

Vos obligations fiscales

D’un point de vue fiscal, il faut être méticuleux et garder une trace justificative de toutes les dépenses et de toutes les recettes générées et ce pendant 10 ans.

Tout d’abord, il vous est demandé et cela vous semblera logique, de délivrer les fiches fiscales aux personnes qui sont rémunérées dans votre association pour leur permettre de remplir leur déclaration fiscale annuelle.

Ensuite, il vous faut rentrer la déclaration fiscale de votre asbl à l’impôt des personnes morales (IPM) ou à l’impôts des sociétés (ISoc) dans certains cas si le greffe du Tribunal de Commerce estime qu’un profit a été dégagé ou que des opérations à but uniquement lucratif ont eues lieu. Mais ne vous inquiétez pas, généralement les ASBL culturelles sont uniquement soumises à l’IPM.

Point important, les asbl doivent – à certaines conditions – payer la taxe patrimoniale. Cette taxe se base sur l’ensemble des biens matériels ou immatériels (comme les droits d’auteur) que vous possédez.
Toutes les associations ne sont pas soumises à cette taxe! Devront payer celles dont le patrimoine dépasse 25.000 euros. Attention, vous devez en principe stipuler au bureau d’enregistrement que votre patrimoine est inférieur à 25.000 euros! (Plus d’infos sur le site du gouvernement)

Et la TVA?

Vous devez vraiment porter une attention particulière à la TVA.
Par exemple, si votre association ne fonctionne qu’avec des dons et des subsides, vous ne serez pas assujetti à la TVA. Assujetti signifie que vous êtes dispensé de cette taxe, à savoir que vous ne la facturez pas sur vos prestations et vous ne la récupérez pas sur les achats en rapport avec votre activité.
Par défaut, tout le monde est assujetti à la TVA en dehors des exceptions spécifiées dans l’article 44 du code de la TVA qui stipule que la vente de biens ou de services en rapport avec la prestation théâtrale est exempté.
Mais attention, si vous décidez de vendre des t-shirts à l’effigie de votre compagnie, vous serez assujetti à la TVA, sauf si :

  • votre ASBL est exemptée de TVA
  • les activités sont organisées dans le but d’apporter un soutien financier à l’ASBL
  • l’activité est organisée par l’ASBL et que l’apport éventuel est au profit de l’ASBL uniquement

Attention ! Des activités de ce genre ne peuvent pas survenir fréquemment, sinon elles seront considérées comme une activité principale, et vous tomberez dans ce que l’administration fiscale appelle un régime mixte, et serez redevable de la TVA pour les activités non exemptées.

Vos obligations au niveau de la gestion des ressources humaines

À ce niveau là, vous avez une seule obligation relativement simple : vous devez fixer le statut de vos bénévoles. Il s’agit donc de définir le cadre d’emploi des éventuels personnes qui travailleront bénévolement pour vous de manière ponctuelle.
Il vous faudra tenir une liste reprenant les coordonnées de tous les bénévoles et le montant des défraiements octroyés (pour un maximum de 1308,38 euros par an et par bénévoles). Comme il s’agit de défraiements et non de salaires, vous ne devrez pas remplir de fiches d’impôts.

Et voilà! Vous connaissez toutes les obligations que vous devrez remplir en tant que petite ASBL.

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