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Le dossier CAPT


Ah! Le dossier CAPT! Le Graal pour certains, une sacrée source de sueurs froides pour d’autres. Dans tous les cas, c’est une des subventions les plus répandues, et les plus recherchées, quand il s’agit de projets théâtraux. Pour faire simple, il s’agit d’une subvention ponctuelle accordée à un projet théâtral par le Ministère de la Culture de la Fédération Wallonie Bruxelles. Pour prendre sa décision, ce dernier s’appuie sur l’avis du Conseil de l’Aide aux Projets Théâtraux, le fameux CAPT auprès de qui vous devez introduire votre dossier de demande.


Le CAPT : pour qui?

Le CAPT a été mis en place pour soutenir les projets théâtraux professionnels et il vous faudra avant tout être reconnu par la Communauté Française. Cette reconnaissance est accordée pour une période de 5 ans et est tacitement reconduite, pour peu que les conditions de reconnaissance restent inchangées.

Pour obtenir cette reconnaissance, il vous faudra introduire une demande auprès de la Fédération Wallonie Bruxelles et leur fournir toute une série de documents différents selon que vous introduisez la demande en tant que personne morale, comme une ASBL, ou en tant que personne physique.

Personne Morale

  • Copie des statuts en vigueur à la date de la demande, tel que publiés au Moniteur belge
  • Noms des personnes assurant la direction artistique et la direction administrative, leur curriculum vitæ, ainsi que le nombre de personnes travaillant dans la structure
  • Liste actualisée des membres du conseil d’administration et de l’assemblée générale
  • Rapport d’activité de l’exercice précédent, le cas échéant
  • Comptes et bilan de l’exercice précédent, le cas échéant
  • Présentation de la démarche artistique et culturelle
Télécharger formulaire

Personne Physique

  • Copie de la carte d’identité
  • Curriculum vitæ
Télécharger le formulaire

Une fois votre reconnaissance accordée, vous devrez également répondre aux critères suivants :

  • Ne pas disposer d’un contrat-programme dans le domaine des arts de la scène ou  d’une convention dont le montant de la subvention est égal ou supérieur à la somme de 125.000 €.
  • Ne plus être engagé dans un cursus d’études (école d’art dramatique,…) au moment de la réalisation du projet.

Notez que vous ne pourrez remettre qu’un dossier par an, qu’en cas de refus, vous pourrez représenter le dossier l’année suivante (mais il s’agira de votre dernière chance), et que, si vous êtes conventionné, le montant que vous solliciterez, ajouté au montant de votre subvention, ne pourra dépasser 125.000€.

La notion de porteur de projet

Le dossier que vous remettrez auprès du CAPT devra faire état du « Porteur du projet ». Ce denier sera nécessairement le metteur en scène du spectacle ou le collectif qui constitue la compagnie (notez que les personnes prises comme « oeil extérieur » ne sont pas considérés comme metteur en scène).
C’est le parcours du porteur du projet qui définira la catégorie dans laquelle s’inscrira votre dossier.
Ces catégories sont au nombre de 5 :

  • Premier Projet : le porteur du projet n’a jamais bénéficié de l’aide du CAPT
  • Deuxième Projet : le porteur a déjà bénéficié une fois de l’aide du CAPT
  • Troisième Projet : le porteur a déjà bénéficié deux fois de l’aide du CAPT
  • Quatrième Projet et suivants : le porteur a déjà bénéficié trois fois de l’aide du CAPT (ou a bénéficié une fois de l’aide accordée au Premier Dossier)

Premier Dossier : à ne pas confondre avec les Premiers Projets, les Premiers Dossiers sont réservé aux porteurs de projet qui n’ont jamais bénéficié de l’aide du CAPT mais qui peuvent faire état d’une expérience et d’une notoriété professionnelle. Pour cela, le dossier devra en présenter la justification, et faire état d’un minimum de 5 mises en scène, hormis les exercices d’écoles, réalisées dans des structures de création professionnelles subventionnées par les pouvoirs publics, et au moins trois de ces mises en scène devront avoir été réalisées dans les six années précédentes. Si le dossier est accepté et l’aide octroyée, les dossiers suivants introduits par le même porteur de projet relèveront directement des « Quatrième projet et suivants ».

Différentes catégories de dossier

Nous l’avons dit, du parcours du porteur de projet dépend la catégorie dans laquelle vous devez déposer votre dossier, et ces catégories conditionnent le montant maximal que vous pouvez demander, ainsi que certains critères de recevabilité.

Premier projetDeuxième projetTroisième projet
Quatrième projet et suivantsPremier dossier

Premier Projet

Montant maximum :
30.000€
Nombre maximum de dossiers aidés par an :
10
Date de remise du dossier :
Entre le 1er et le 20 juin
Période de création :
Entre le 1er janvier de l’année civile qui suit le dépôt et les 18 mois suivants

Exemple : Vous déposez le dossier le 15 juin 2016, vous devez créer votre spectacle entre le 1er janvier 2017 et le 30 juin 2018.

Critères de recevabilité:
– Lieu de création
– Minimum de 5 dates
– Période de création nettement définie

Vous avez la possibilité d’attendre l’avis favorable du ministère avant de fournir la confirmation des dates, des éventuels coproducteurs ou partenaires, et du lieu de création, mais vous devez le faire avant le 20 octobre.

Possibilités de dépasser le montant maximum :
Non


Deuxième Projet

Montant maximum :
40.000€
Nombre maximum de dossiers aidés par an :
Pas de limite
Date de remise du dossier :
Entre le 1er et le 31 octobre
Période de création :
Entre le 1er juillet de l’année civile qui suit le dépôt et le 18 mois suivants

Exemple : Vous déposez le dossier le 28 octobre 2016, vous devez créer votre spectacle entre le 1er juillet 2017 et le 31 décembre 2018.

Critères de recevabilité:
– Lieu de création
– Minimum de 5 dates
– Période de création nettement définie

Vous avez la possibilité d’attendre l’avis favorable du ministère avant de fournir la confirmation des dates, des éventuels coproducteurs ou partenaires, et du lieu de création, mais vous devez le faire avant le 15 janvier.

Possibilités de dépasser le montant maximum :
Vous pouvez demander un maximum de 50.000€ si vous attestez :
– De minimum 10 représentations
– Du soutien d’un coproducteur
– D’un accord ferme de diffusion dans un deuxième lieu d’exploitation


Troisième Projet

Montant maximum :
65.000€
Nombre maximum de dossiers aidés par an :
Pas de limite
Date de remise du dossier :
Entre le 1er et le 31 octobre
Période de création :
Entre le 1er juillet de l’année civile qui suit le dépôt et le 18 mois suivants

Exemple : Vous déposez le dossier le 28 octobre 2016, vous devez créer votre spectacle entre le 1er juillet 2017 et le 31 décembre 2018.

Critères de recevabilité:
– Lieu de création
– Minimum de 5 dates
– Période de création nettement définie

Vous avez la possibilité d’attendre l’avis favorable du ministère avant de fournir la confirmation des dates, des éventuels coproducteurs ou partenaires, et du lieu de création, mais vous devez le faire avant le 15 janvier.

Possibilités de dépasser le montant maximum :
Vous pouvez demander un maximum de 75.000€ si vous attestez :
– De minimum 10 représentations
– Du soutien d’un coproducteur
– D’un accord ferme de diffusion dans un deuxième lieu d’exploitation
Vous pouvez demander un maximum de 100.000€ si vous attestez en plus des critères précédents d’une distribution comprenant au moins 7 personnes.

La notion de coproduction

À partir du 4ième projet, l’apport des coproducteurs et des partenaires doit garantir au minimum 25% du budget total. Ces apports peuvent être d’ordre financier, ou des apports en service.
Mais attention, la valorisation des apports en service que vous recevez, comme par exemple la prise en charge de la construction du décor, ou la mise à disposition d’une salle de répétition devront être clairement identifiés dans votre budget et ne pourront concerné que la période de répétition. Sont donc exclus de fait, les apports relatifs à la période de représentation, comme la promotion ou la régie du spectacle.

Quatrième Projet et suivant

Montant maximum :
65.000€
Nombre maximum de dossiers aidés par an :
Pas de limite
Date de remise du dossier :
Entre le 1er et le 31 octobre
Période de création :
Entre le 1er juillet de l’année civile qui suit le dépôt et le 18 mois suivants

Exemple : Vous déposez le dossier le 28 octobre 2016, vous devez créer votre spectacle entre le 1er juillet 2017 et le 31 décembre 2018.

Critères de recevabilité:
– Lieu de création
– Minimum de 5 dates
– Période de création nettement définie
– Soutien obligatoire d’au moins un coproducteur, pour un total d’au minimum 25% du budget global.

Vous avez la possibilité d’attendre l’avis favorable du ministère avant de fournir la confirmation des dates, des éventuels coproducteurs ou partenaires, et du lieu de création, mais vous devez le faire avant le 15 janvier.

Possibilités de dépasser le montant maximum :
Vous pouvez demander un maximum de 75.000€ si vous attestez :
– De minimum 10 représentations
– D’un accord ferme de diffusion dans un deuxième lieu d’exploitation
Ce montant pourra grimper jusqu’à 100.000€ si vous attestez, en plus d’une distribution comprenant au moins 7 personnes


Premier dossier

Montant maximum :
65.000€
Nombre maximum de dossiers aidés par an :
Pas de limite
Date de remise du dossier :
Entre le 1er et le 31 octobre
Période de création :
Entre le 1er juillet de l’année civile qui suit le dépôt et le 18 mois suivants

Exemple : Vous déposez le dossier le 28 octobre 2016, vous devez créer votre spectacle entre le 1er juillet 2017 et le 31 décembre 2018.

Critères de recevabilité:
– Lieu de création
– Minimum de 5 dates
– Période de création nettement définie

Vous avez la possibilité d’attendre l’avis favorable du ministère avant de fournir la confirmation des dates, des éventuels coproducteurs ou partenaires, et du lieu de création, mais vous devez le faire avant le 15 janvier.

Possibilités de dépasser le montant maximum :
Vous pouvez demander un maximum de 75.000€ si vous attestez :
– De minimum 10 représentations
– Du soutien d’un coproducteur
– D’un accord ferme de diffusion dans un deuxième lieu d’exploitation
Vous pouvez demander un maximum de 100.000€ si vous attestez, en plus d’une distribution comprenant au moins 7 personnes.

J’y mets quoi dans mon dossier?

Votre dossier devra s’articuler en trois parties, plus les annexes, et l’auteur de chaque contribution au dossier devra être clairement indiqué.

Projet Artistique  – Note d’exploitation
Présentation budgétaire – Annexes

Partie I : Présentation du projet artistique

C’est ici, et en 15 pages maximum (hors budgets, annexes, illustrations et éléments textuels), que vous développerez la présentation artistique de votre projet.


Soyez synthétique et le plus clair possible, tout en gardant à l’esprit qu’aucune défense orale n’étant à priori prévue, c’est le seul moyen dont vous disposez pour faire comprendre ce que vous avez en tête. Votre dossier doit donner envie à celui qui le lit de voir se concrétiser votre projet et lui en faire comprendre son importance et sa singularité.

Cette partie du dossier peut revêtir toute forme que vous jugeriez opportune, mais, pour y voir plus clair, le vade mecum du CAPT donne une exemple de structuration :

  • une présentation courte du projet ;
  • une note d’intention ;
  • une présentation personnalisée de l’auteur (si le projet vise la création d’un texte et si celui-ci n’appartient pas au répertoire) ;
  • une note de dramaturgie ;
  • le projet de mise en scène ;
  • des éléments textuels ou une note d’intention sur le projet d’écriture, si le texte n’est pas finalisé ou s’il s’écrira à partir du plateau ;
  • le projet de scénographie ;
  • le projet de costumes ;
  • la distribution ;
  • une présentation de la compagnie ou du porteur de projet.
Partie II : Note quant à l’exploitation de votre spectacle

Ici, vous devez faire état des dates de création, du nombre de représentations et du ou des lieux de création, mais vous devrez également vous fendre d’une note rédigée par le porteur du projet présentant la manière dont il envisage de s’investir dans un travail de sensibilisation et de médiation des publics autour du spectacle créé.

Partie III : Présentation du budget

C’est le nerf de la guerre et le coeur de votre dossier. Un aspect qu’il ne faut absolument pas sous-estimé puisqu’avec l’audience potentielle, le volume d’emploi, et le volume d’activité, la faisabilité financière est l’un des critères objectivables qui retiendra toute l’attention du CAPT.

Vous devrez suivre le modèle de budget fournit par la Fédération Wallonie Bruxelles, et distinguer très clairement le budget de création du budget d’exploitation ventilé en charges et produits.


Pour équilibrer votre budget, ces valorisations doivent apparaître à la fois dans les charges, et dans les produits.


N’oubliez pas que les valorisations des apports en services dont vous pourriez bénéficier doivent également être clairement identifiés et ne peuvent concerner que le budget couvrant la période de création. Vous devrez également joindre une note précisant les apports directs et indirects, et la nature de ces derniers.

Vous n’êtes pas obligés d’indiquer des dépenses ou des recettes en regard de tous les postes budgétaires présent dans le modèle de budget, mais, ce dernier étant exhaustif, posez-vous la question pour chacun des postes, cela vous permettra d’éviter d’oublier une dépense.

Concernant les salaires des personnes employées, vous devez les indiquer « toutes charges comprise », c’est à dire le salaire brut, augmenté des cotisations patronales et des charges sociales, et préciser le volume d’emploi mensuel pour chacune d’entre elles. Si vous prévoyez de payer certains de vos collaborateurs au forfait, par exemple le créateur lumière, vous devez le mentionner au poste « rétribution de tiers ».


Pour obtenir le coût total d’un employé artistique, multipliez le montant brut par 1,65.

Pour compléter votre budget, vous avez deux options, soit vous commencez par établir l’ensemble de vos charges, puis vous contrebalancez avec les recettes prévues (billetterie, vente du spectacle, coproduction, aide sollicitée auprès du CAPT) et vous aurez un aperçu direct de la faisabilité du projet, c’est la technique classique et rationnelle; soit vous commencez par rassembler toutes les recettes possibles (en ce compris la montant de la subvention demandée), et, partant de là, vous ventilez les dépenses. Dans tous les cas, votre budget doit être en équilibre, la recette totale couvrant l’ensemble des dépenses.

N’oubliez pas qu’un budget ce n’est pas qu’un exercice mathématique. Budgétiser un projet, c’est faire des choix qui influenceront grandement votre projet artistique, allez-vous investir plus dans le décor ou les costumes? Prévoyez-vous une longue période de recherche et de répétition? Souhaitez-vous faire intervenir de la vidéo ? Chaque décision artistique entraîne des coûts qui doivent se refléter dans votre budget, et vous aurez certainement des arbitrages a effectuer, des compromis à trouver…

C’est un exercice délicat qu’il faut appréhender comme faisant partie intégrante de la réflexion artistique. N’hésitez pas à vous faire aider et à remettre cent fois le travail sur l’ouvrage.

Pour compléter cette partie financière du dossier vous devrez joindre les lettres d’engagement, d’accueil ou de coproduction, ainsi qu’un bulletin de virement annulé, ou, à défaut, d’une attestation bancaire du compte sur lequel devra être versé la subvention.

Souvenez-vous que vous pouvez attendre un avis positif du CAPT avant de faire parvenir les accords fermes et définitifs de coproduction, d’accueil ou d’engagement, mais que ces accords sont indispensables pour toucher la subvention (voir les différentes catégories de dossier pour connaître les délais précis).

Partie IV : Les Annexes

En annexe de votre dossier, vous devez obligatoirement présenter :

  • le texte de la pièce (si le projet vise la création d’un texte) sous forme électronique (word, excel ou pdf sur une clef usb ou un CD/DVD) ;
  • les curriculum vitae de l’équipe de création (maximum 1 page par CV) ;
  • les droits d’auteur, l’autorisation des ayant droits, si nécessaire ;
  • le rapport d’activité et de diffusion, actualisé, du dernier projet de création ayant bénéficié d’une subvention. (Modèle type de rapport de diffusion actualisé).


Attention!
Vous devez prendre rendez-vous avec le secrétariat pour le dépôt de ce dossier. Pour ce faire, vous pouvez contacter l’administration au 02/413.37.86 ou au 02/413.37.82. Et, si vous déposez le dossier au nom d’une personne morale, ayez sous la main votre numéro d’entreprise, il vous sera demandé. Si vous le déposer au nom d’une personne physique, munissez-vous d’une copie de la carte d’identité du porteur du projet.
Vous pouvez également faire parvenir les 14 exemplaires du dossier et la version numérique par la poste, mais, dans ce cas, vous devez effectuer un envoi recommandé avec accusé de réception avant la date d’échange de dépôt du dossier (cachet de la poste faisant foi).

Je le remets à qui, et quand ?

Vous commencez en avoir l’habitude, ici encore tout dépend de la catégorie du dossier que vous introduisez.
S’il s’agit d’un premier dossier, vous devrez le remettre entre le 1er et le 20 juin, et votre projet sera discuté par le CAPT entre septembre et mi-novembre de la même année.

Pour les autres dossier, vous devrez le faire parvenir à la Fédération Wallonie Bruxelles entre le 1er et le 31 octobre, et il sera discuté entre mi-novembre et fin janvier. Dans tous les cas, vous serez averti de l’avis du CAPT après décision ministérielle.

Vous devrez faire parvenir au CAPT 14 exemplaires paginés et reliés de votre dossier, ainsi qu’une version numérique (Word, Excell ou pdf sur une clef USB ou un CD/DVD). Tout cela est à déposer au secrétariat du conseil qui se situe 44 Boulevard Leopold II à 1080 Bruxelles.

Versement de la subvention

Notez qu’en cas d’avis positif du CAPT, et si le ministre compétent décide de suivre cet avis, vous recevrez la subvention en deux temps.

Vous toucherez d’abord 85% de la subvention accordée en moyenne 4 à 6 semaines après que vous ayez reçu un courrier vous notifiant de la mise en liquidation de la subvention.

La tranche restante vous sera versée après que vous ayez remis à la Fédération Wallonie Bruxelles le rapport d’activité moral et financier de votre projet, soit après la création de votre spectacle. Gardez ce paiement différé à l’esprit pour anticiper d’éventuel problème de trésorerie.

Ce rapport moral et financier doit parvenir à l’administration au plus tard pour le 31 octobre de l’année qui suit celle au cours de laquelle la subvention a été octroyé. Si, par exemple, vous créez votre spectacle du 15 au 30 décembre 2017, vous devrez remettre votre rapport au plus tard pour le 31 octobre 2018.

Ce dernier doit comprendre au minimum les éléments suivants :

  • l’évaluation artistique de la réalisation du spectacle ;
  • les comptes de résultats, précisant notamment les montants consacrés à l’emploi artistique (salaires et honoraires), selon le plan comptable de l’Administration ;
  • le nombre et les lieux de représentations ;
  • l’audience et la fréquentation ;
  • la revue de presse éventuelle ;
  • les accords de coproduction ou partenariat détaillés comprenant la justification de la valorisation et la preuve de la garantie de la recette ;
  • le prix de vente du spectacle.

Notez qu’une fois que l’aide vous a été octroyé pour un spectacle, vous devrez joindre à vos prochaines demandes une version actualisée du rapport d’activité concernant le dernier spectacle pour lequel vous avez été aidé.

Et si mon projet change ?

Entre la remise de votre dossier et la réalisation de votre spectacle, il peut se passer énormément de choses. Vous pouvez décidé de suivre une voie dramaturgique différente, ou de modifier la distribution. Soyez cependant conscient que tout changement doit être communiqué et approuvé par le CAPT, sous peine de vous voir retirer la subvention et de vous retrouver obligé de rembourser les sommes déjà reçues.

C’est quoi un bon dossier?

Le bon dossier sera celui qui reflètera le plus fidèlement possible le spectacle que vous avez en tête. N’essayer pas de dire, ou d’écrire, ce que le CAPT veut entendre, mais restez honnête par rapport à votre démarche artistique.

Cela dit, il peut être intéressant de jeter un oeil aux critères d’évaluation dont le CAPT s’est doté. Ces critères, pour partie objectivables, et pour partie subjectifs sont clairement mentionnés dans le vade mecum. Voici ce qu’on trouve à ce sujet dans le décret-cadre du 10 avril 2003 relatif à la reconnaissance et au subventionnement du secteur professionnel des Arts de la scène :

article 49 : L’administration examine la demande, sous forme d’un rapport type qu’elle transmet à l’instance d’avis compétente, sur la base de critères objectivables, notamment :

  1. l’audience potentielle;
  2. le volume d’emploi;
  3. le volume d’activité;
  4. la faisabilité financière du projet.

article 50 : L’Instance évalue la valeur artistique du projet. Elle émet un avis motivé sur l’opportunité d’octroyer une aide ponctuelle et le montant de celle-ci. A cette fin, l’instance prend en considération la spécificité du demandeur et s’appuie notamment sur les critères d’évaluation suivants :

  1. la qualité artistique et culturelle du projet;
  2. sa capacité de rayonnement en Communauté française;
  3. l’adéquation entre le montant de l’aide ponctuelle demandée et le projet artistique.

L’instance prend également en considération la mise en valeur des œuvres des auteurs et compositeurs contemporains de la Communauté française ou l’utilisation de formes ou expressions les plus nouvelles du domaine concerné.

Le CAPT précise également que, d’une manière transversale, il est particulièrement attentif :

  • à l’excellence, la qualité et/ou l’originalité, l’audace et l’innovation ;
  • aux réalisations passées et au parcours de l’équipe de création ;
  • à la mise en valeur d’artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
  • à la faisabilité du projet et le respect des législations sociales et comptables en vigueur ;
  • à l’exploitation et une éventuelle diffusion communautaire, nationale et internationale du projet ;
  • aux coproductions et/ou partenariats (particulièrement à partir du 4ème projet).

Voilà, il ne vous reste plus qu’à vous lancer!
N’oubliez pas que vous retrouverez tous les liens et les documents dans la toolbox.
Bonne chance! Et bon boulot!

Gardez pas ça pour vous !


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